Elke garaghouder kent het ritme. Maandag is druk, dinsdag ook nog, woensdag loopt het terug, donderdagmiddag is het stil, en vrijdag springt het weer op. En dan zijn er de weken dat het gewoon stil is. Geen storingen, geen APK's die aflopen, geen onderhoudsbeurten. De werkplaats is halfleeg en de monteurs staan naar het plafond te kijken.
Dat hoeft niet. De meeste garages hebben op elk willekeurig moment honderden klanten van wie de APK binnen drie maanden afloopt. Die klanten weten het zelf vaak niet, of ze stellen het uit tot het laatste moment. Als je die klanten op het juiste moment een herinnering stuurt, komen ze bij jou in plaats van bij de concurrent. En je vult precies die stille weken die je anders kwijt bent aan niets.
Waarom APK-herinneringen werken
De APK is een wettelijke verplichting. Elke auto ouder dan drie jaar moet jaarlijks gekeurd worden. Dat betekent dat je voor elke klant die ooit bij jou een APK heeft laten doen, exact weet wanneer de volgende keuring moet plaatsvinden.
Die data is goud waard. Want als jij die klant twee maanden voor de verloopdatum een berichtje stuurt, zijn er twee dingen waar:
De klant is er nog niet mee bezig. De meeste mensen denken pas aan de APK als ze de brief van de RDW ontvangen. Die brief komt vier tot zes weken voor de verloopdatum. Als jij twee maanden van tevoren al contact opneemt, ben je de eerste die het onder de aandacht brengt. De kans dat de klant bij jou boekt is dan veel groter dan wanneer hij zelf gaat zoeken.
Je kunt de afspraak plannen op een rustig moment. In de herinnering bied je een link aan naar je boekingssysteem, waar je alleen tijdsloten toont op de momenten die jou uitkomen. Dat zijn precies die stille donderdagen en de rustige weken. De klant boekt op een moment dat voor hem prima is, de werkplaats is bezet, iedereen blij.
Garages die APK-herinneringen versturen, zien gemiddeld 25 procent meer terugkerende APK-klanten dan garages die dat niet doen. Dat is een kwart meer omzet uit een bestaande klantenbasis, puur door een geautomatiseerd berichtje.
Het juiste moment: niet te vroeg, niet te laat
Het timing van je herinnering is cruciaal. Te vroeg en de klant denkt "dat is pas over drie maanden, dat doe ik later wel." Te laat en de klant heeft al ergens anders geboekt.
Uit onze data van duizenden APK-boekingen via NoveuFlow blijkt dat het optimale moment acht weken voor de verloopdatum is. Op dat moment is de klant zich bewust genoeg dat de APK eraan komt, maar heeft hij nog geen actie ondernomen. Een herinnering op dat moment heeft een respons van gemiddeld 35 procent. Dat is meer dan een op drie klanten die direct een afspraak maakt.
Een tweede herinnering vier weken voor de verloopdatum vangt de klanten op die de eerste keer niet hebben gereageerd. Die tweede herinnering heeft een respons van 20 procent. In totaal bereik je daarmee meer dan de helft van je klantbestand.
Drie herinneringen versturen werkt niet beter. Uit dezelfde data blijkt dat een derde herinnering nauwelijks extra boekingen oplevert en in sommige gevallen zelfs irritatie veroorzaakt. Houd het bij twee.
Het kanaal maakt uit
E-mail werkt, maar SMS werkt beter. Een APK-herinnering via SMS heeft een openingspercentage van 97 procent. De klant leest het bericht, klikt op de link, en boekt de afspraak. Binnen een minuut is het geregeld.
WhatsApp werkt nog beter voor klanten die je al eerder via WhatsApp hebt bereikt. Het verschil met SMS is subtiel maar meetbaar: WhatsApp-berichten worden vaker volledig gelezen en de klikratio op de boekingslink is 15 procent hoger dan bij SMS.
Ons advies: stuur de eerste herinnering via e-mail (acht weken voor verloopdatum) en de tweede via SMS of WhatsApp (vier weken voor verloopdatum). De e-mail fungeert als eerste signaal, de SMS of WhatsApp als directe actietrigger.
Van herinnering naar volle werkplaats
Laten we een concreet voorbeeld uitrekenen. Stel je hebt 600 klanten in je bestand van wie er jaarlijks een APK moet plaatsvinden.
- 600 klanten, verdeeld over 12 maanden, is 50 klanten per maand
- Met twee geautomatiseerde herinneringen bereik je 55 procent: 28 boekingen per maand
- Zonder herinneringen boekt gemiddeld 40 procent spontaan bij dezelfde garage: 20 boekingen per maand
- Verschil: 8 extra APK-boekingen per maand
Acht extra APK's per maand. Bij een gemiddelde APK-prijs van 45 euro is dat 360 euro extra omzet per maand, ofwel 4.320 euro per jaar. En dat is alleen de APK-keuring zelf. In de praktijk levert een APK gemiddeld 1,2 vervolgafspraken op voor reparaties of onderhoud. Tel die mee en je zit snel op het dubbele.
Zo stel je het in met NoveuFlow
In NoveuFlow activeer je APK-herinneringen in drie stappen.
Stap 1: Ga naar Communicatie en kies APK-herinneringen. Stel de eerste herinnering in op 8 weken voor verloopdatum en de tweede op 4 weken.
Stap 2: Kies je kanaal. Per herinnering stel je in of je e-mail, SMS, of WhatsApp wilt gebruiken. Je kunt ook per herinnering een ander kanaal kiezen.
Stap 3: Pas het bericht aan. NoveuFlow biedt standaardtemplates in het Nederlands en Engels, maar je kunt de tekst volledig aanpassen aan jouw toon. Het bericht bevat automatisch een boekingslink naar je online afsprakensysteem.
Dat is het. Vanaf dat moment gaan de herinneringen automatisch uit. Je hoeft er niet meer naar om te kijken.
Wil je je stille weken vullen met APK-boekingen? Plan een gratis demo en zie hoe NoveuFlow dit voor jouw garage regelt.